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Cuando se habla de consultoría, la gente muchas veces no entiende el concepto. Otras veces tienen sentimientos encontrados: inicialmente lo asocian con la palabra asesoría, indicando ayuda, eso es bueno; pero por otro lado se asocia a un sentimiento de lujo y derroche, representado por los altos costos y porque al fin de cuentas es un servicio intangible que no se ve materializado. Sin embargo, no hay nada más errado que pensar de esta manera.
Para empezar, le comento que la inmensa mayoría de inconvenientes que se presentan en nuestros sistemas electrónicos son ocasionados por la ausencia de una buena etapa de consultoría. Así mismo el usuario final y el mismo integrador podrían ahorrarse mucho dinero, contratando con responsabilidad la etapa de planeación y diseño.
Comencemos por definir el tema de Consultoría, de una forma sencilla.
¿QUE ES REALMENTE CONSULTORÍA?
Según el diccionario de la real academia de la lengua, consultoría es “… el arte de ser consultado”.
La Consultoría es el Servicio profesional por medio del cual se proponen soluciones a problemas identificados, con el propósito de contribuir a lograr los objetivos de la organización.
Es el Servicio prestado por una empresa con profesionales calificados en la identificación e investigación de problemas relacionados con políticas, organización, procedimientos y métodos; recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones.
La consultoría de empresas es un servicio al cual los directores de empresas pueden recurrir si sienten necesidad de ayuda en la solución de problemas. El trabajo del consultor empieza, al surgir alguna situación juzgada insatisfactoria y susceptible de mejora, y termina, idealmente, en una situación que ha producido un cambio que constituye una mejora.
Existen muchos tipos de Consultorías (administrativas, contables, financieras, tributarias, médicas, legales, entre otras), en este caso vamos a referirnos al profesional que se presenta como Consultor Técnico, en el tema de Redes Electrónicas.
Algunos rasgos particulares de la consultoría:
LA CONSULTORÍA ES UN SERVICIO INDEPENDIENTE
Se caracteriza por la imparcialidad del consultor, que es un rasgo fundamental de su papel. Esta independencia significa al mismo tiempo una relación muy compleja con las organizaciones clientes y con las personas que trabajan en ellas. El consultor no tiene autoridad directa para tomar decisiones y ejecutarlas. Pero esto no debe considerarse una debilidad si el consultor sabe actuar como promotor de cambio y dedicarse a su función, sin por ello dejar de ser independiente. Por consiguiente, debe asegurar la máxima participación del cliente en todo lo que hace de modo que el éxito final se logre en virtud del esfuerzo de ambos.
LA CONSULTORÍA ES ESENCIALMENTE UN SERVICIO CONSULTIVO
No se contrata a los consultores para dirigir organizaciones o para tomar decisiones en nombre de directores en problemas. Su papel es actuar como asesores, con responsabilidad por la calidad e integridad de su consejo; los clientes asumen las responsabilidades que resulten de la aceptación de dicho consejo. No solo se trata de dar el consejo adecuado, sino de darlo de manera adecuada y en el momento apropiado. Esta es la cualidad fundamental del consultor. El cliente, por su parte, debe ser capaz de aceptar y utilizar esa ayuda del consultor.
LA CONSULTORÍA ES UN SERVICIO QUE PROPORCIONA CONOCIMIENTOS Y CAPACIDADES PROFESIONALES PARA RESOLVER PROBLEMAS PRÁCTICOS
Una persona llega a ser consultor de empresas en el pleno sentido del término después de haber acumulado una masa considerable de conocimientos sobre los diversos problemas y situaciones que afectan a las empresas y adquirido la capacidad necesaria para identificarlos, hallar la información pertinente, analizar y sintetizar, elegir entre posibles soluciones, comunicarse con personas, etc. Cierto es que los dirigentes de las empresas también tienen que poseer estas capacidades. Lo que distingue a los consultores es que pasan por muchas organizaciones y que la experiencia adquirida en las tareas pasadas puede tener aplicación en las empresas en las que se realizan nuevas tareas. Además, los consultores profesionales se mantienen al tanto de los progresos en los métodos y técnicas, señalan estos progresos a sus clientes y contribuyen a su aplicación.
LA CONSULTARÍA NO PROPORCIONA SOLUCIONES MILAGROSAS
Sería un error suponer que, una vez contratado el consultor, las dificultades desaparecen. La consultoría es un trabajo difícil basado en el análisis de hechos concretos y en la búsqueda de soluciones originales pero factibles. El empeño decidido de la dirección de la empresa en resolver los problemas de ésta y la cooperación entre cliente y consultor son por lo menos tan importantes para el resultado final como la calidad del consejo del consultor.
¿POR QUÉ SE EMPLEAN CONSULTORES?
Para que aporten conocimientos y capacidades especiales. Por lo tanto, es importante escoger a un profesional que realmente demuestre experiencia y capacidad de solucionar los problemas.
Para que presten ayuda intensiva en forma transitoria. En muchas ocasiones necesitamos una ayuda fuerte, sobre todo cuando las tareas son repetitivas y se requiere paciencia, constancia y perseverancia para lograr el objetivo. Un consultor técnico es la solución.
Para que den un punto de vista imparcial. Es una de las grandes virtudes del consultor externo. Debido a que no tiene ningún interés comercial y por lo tanto sus recomendaciones y sugerencias están enfocadas en resolver realmente el problema y dar una solución que no beneficia a alguna marca en especial.
Para que den a la dirección argumentos que justifiquen decisiones predeterminadas. De nuevo, es anticiparse a las situaciones sin que se requiera la competencia del gremio en general. Es tener el conocimiento al servicio de los intereses del usuario final.
COMPETENCIA ESPECÍFICA
Al contar con un consultor, se está buscando comprar conocimiento y experiencia al servicio de la organización. Por lo tanto, se requiere que el profesional tenga ciertas habilidades de comunicación que le permitan trasladar sus conceptos y recomendaciones de la manera más real y fiel posible. Es importante que sea idóneo en la materia y subsistema que requerimos, pero también que tenga un amplio conocimiento del mercado, del gremio, de proveedores internacionales y nacionales. En muchas ocasiones es el mismo consultor quien ha realizado las investigaciones adecuadas para conocer previamente lo que la organización necesita.
METODOLOGÍAS DE PROYECTOS
Los consultores deben ser excelente gerentes de proyectos, por lo tanto, todas las áreas del conocimiento que indican las metodologías de gerencia de proyectos se aplican en un contrato de consultoría. De hecho, es un proyecto y debe manejarse de esa manera. Entonces es importante definir el alcance, costos, tiempos, aseguramiento de la calidad, recursos humanos, riesgo, compras, comunicación, interesados y la integración de todos los aspectos bajo un mismo perfil.
Un Consultor Técnico, maneja a la perfección los costos totales de inversión del proyecto, es capaz de llevar y ajustar un cronograma, analizar las especificaciones técnicas y hacer ajustes en los planos digitales. Sin embargo, no siempre es experto en todo, por lo tanto, es muy importante que posea la humildad para reconocer en donde puede aportar y en donde debe subcontratar o asesorarse en algo específico para ofrecer soluciones exactas.
CUANTO TIEMPO SE REQUIERE
Normalmente si el consultor realiza funciones de asesor, se puede contratar para asistir algunas horas semanales en los momentos críticos. Así como citarlo con anticipación para apoyar decisiones importantes.
Sin embargo, el Consultor realmente se contrata para desarrollar un proyecto específico y sacarlo adelante. En este caso se contrata por un periodo determinado (según cada caso), que tradicionalmente para seguridad electrónica puede durar entre 1 y 4 meses, para labores de diseño. La duración de la obra electrónica, para labores de supervisión y algunas semanas para labores de auditoría o commissioning. De igual manera puede ofrecer servicios de capacitación especializada, en ese caso dependerá del horario escogido y la intensidad de los temas a tratar.
TARIFAS Y HONORARIOS
Esto casi siempre depende del reconocimiento en la industria y los años de experiencia demostrada en el tema a tratar. Como es una labor externa a las empresas, casi siempre se contrata mediante un contrato de prestación de servicios profesionales, en donde se indica el alcance, tiempo y valor de los honorarios.
Es difícil hablar de una tarifa por día o por hora, sin embargo, de acuerdo con las asociaciones de Ingeniería en diversos países, podemos penar en un promedio de 7 a 10% del valor total del proyecto de tecnología.
De acuerdo con paneles de consultores y encuestas realizadas en el gremio, un consultor bueno en LatAm, puede cobrar un promedio entre US$700 y US1.000 diarios. Mientras uno recién ingresado al gremio, puede cobrar la tercera parte.
Los profesionales consultores provenientes de Norteamérica y/o Europa, normalmente tasan su tarifa en el triple de los locales; teniendo en cuenta que en sus naciones SI existe la costumbre de usar sus servicios en las diversas fases de un proyecto.
Existe también la modalidad de una tarifa mensual, que cubre todos los aspectos, sin importar si se usa el servicio y conocimiento del profesional o no. En ese caso el valor por hora o día baja sustancialmente.
ACTIVIDADES TÍPICAS
En el gremio de seguridad electrónica, se puede emplear a un Consultor, normalmente para labores de Diseño de la solución en un proyecto nuevo o ya construido. En ese caso, el profesional deberá realizar los estudios y análisis necesarios para poder determinar una solución adecuada a los intereses del usuario final. Deberá entregar planos con ubicación de elementos, especificaciones técnicas mínimas, cantidades de obra y un presupuesto estimado, que podrá acercarse al 15% o más, dependiendo del nivel básico o detallado de sus labores de ingeniería.
Un Consultor también puede ser Asesor para tratar temas muy puntuales y/o para tomar decisiones importantes como la evaluación objetiva de propuestas y saber cuál es la mejor contratación de una empresa que suministre e instale los equipos de la solución completa.
En varias ocasiones se contrata un Consultor técnico como gerente de un proyecto específico y en ese caso, ordenar y responsabilizarse por todas las actividades de ese proyecto.
El Consultor también puede realizar labores de Auditoría, en donde se genere un inventario físico y funcional de una solución de seguridad electrónica ya existente. En ese caso se establece un concepto general y se determinan los aspectos positivos y negativos de dicho sistema.
El Consultor técnico desarrolla habilidades para probar la totalidad de los dispositivos electrónicos y hacer los ajustes finos a cada subsistema, dentro del servicio de commissioning a redes electrónicas, que cada día gana más adeptos.
Finalmente, el Consultor puede desempeñarse como capacitador especializado, precisamente en los temas en donde el conocimiento y experiencia sea su fuerte.
RELACIONES PÚBLICAS Y PROFESIONALES
Hay Consultores que basan su conocimiento en lecturas e investigaciones, se encuentran los que hacen cursos en las diversas fábricas de equipos, también los que su experiencia principal es fruto de proyectos directos asignados a ellos. Todas estas formas son válidas y aceptadas.
Un buen consultor debe ser buen amigo de las fábricas, de los integradores, de los distribuidores y de los usuarios finales. Debe ser buen amigo de la competencia, es decir de otros consultores y nutrirse de sus experiencias y sabiduría.
Debe participar de los eventos del gremio, asistir a ferias, congresos, entrenamientos. Debe tener una excelente relación profesional con las fábricas y brindar la realimentación necesaria para llevar información e realimentación desde el usuario hasta la fábrica directamente.
Es normal que un consultor especializado, tenga en su cuenta numerosos cursos de entrenamiento de manera local y en el país de origen de los productos usados.
Un buen consultor es punto de referencia en su localidad y también es fuente de experiencia y divulgación técnica. Por lo tanto, es normal que también sean los encargados de dar conferencias y seminarios especializados.
SENTIDO COMÚN
El refrán popular indica que es el menos común de los sentidos. Sin embargo, es precisamente de este sentido común que un buen consultor saca las principales conclusiones. Hemos dicho que se necesita ser experto, pero también se requiere una dosis amplia de sentido común, para poder ver lo sencillo y simple en las cosas y saber descubrir adecuadamente el camino más fácil y limpio para llegar a la solución de un problema.
Es decir, el buen consultor, es simple, sencillo, no se enreda en acciones que no aportan a resultados finales rápidos y efectivos. Pero no por ello se debe ver su labor como simplista. Es precisamente el profesional que cultiva el arte de hacer las cosas más complicadas, un asunto fácil y sencillo.
NORMATIVIDAD
El buen consultor de seguridad electrónica debe estar siempre al tanto de las últimas versiones de las diferentes normas y recomendaciones tanto a nivel internacional como las que apliquen en su ámbito local. Es el profesional que debe leer la totalidad de la norma, analizar y saber interpretarlas en sus distintos aspectos, de acuerdo con los intereses del usuario final.
En muchas ocasiones son los mismos consultores quienes hacen las principales sugerencias para actualización de normatividad y las redactan de tal manera que sus recomendaciones sean imparciales, cuidando de no inclinar la balanza comercial.
Su experiencia se basa en la aplicación de la normatividad en diferentes aspectos. Por lo tanto, es normal encontrar buenos consultores con un avanzado conocimiento de los códigos y leyes que aplican a cada caso.
PERSONALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS
La consultoría debe entenderse como un proyecto y como tal, debe ser único e irrepetible. El buen consultor debe tratar a sus clientes como usuarios totalmente distintos y crear una manera de interactuar diferente para cada caso. Por lo tanto, las soluciones deben ser también diferentes para cada cliente. Nada más desastroso que sentir que el consultor hace un famoso “copy and paste” de un proyecto anterior y con eso sale del paso…
Aunque las soluciones pueden parecerse y precisamente una persona con experiencia, ha hecho esas labores muchas veces; es importante personalizar las soluciones y por lo tanto la documentación y manera de enfocar un problema debe ser diferente, pues la solución es diferente a cada caso.
El cliente es único, con necesidades únicas y un buen consultor las sabe identificar y generar soluciones únicas.
VALORES
El servicio de consultoría debe incorporar muchos valores humanos que hablan bien de los profesionales involucrados. La ética de ingeniería es la piedra fundamental para que todo ocurra de una manera imparcial, honesta y efectiva.
Los principales problemas en las labores de ingeniería de consulta se dan precisamente por no tener la ética correcta y “venderse” al mejor postor, para inclinar la balanza comercial y favorecer intereses de algunas marcas que “apoyan” las labores del consultor.
El buen consultor es independiente y se mantiene totalmente imparcial.
También ayudan los valores de responsabilidad, cumplimiento, honestidad, orden, aseo, ecuanimidad, justicia, entre muchos otros.
Un buen consultor es una persona íntegra y convencida de que su papel en el gremio debe conversarse así. Hay que tener vocación para serlo y tener absolutamente clara la idea que se quiere mantener.
Por lo tanto, su escogencia, acude más bien, a una cierta “meritocracia” y no tanto a las labores de divulgación que se tengan.
MULTI DISCIPLINAS
Es difícil conseguir un solo profesional que cumpla a satisfacción con todo lo expuesto. Por lo tanto, es normal que a cambio de un solo profesional experto e íntegro, lleno de virtudes y conocimientos; consigamos una empresa que tenga los mismos principios y valores, pero que posea varios ingenieros y profesionales que aporten a un servicio completo de consultoría técnica.
Entonces todos estos aspectos, se vuelven mucho más fáciles de lograr. Se entiende que, bajo la premisa popular de que “la unión hace la fuerza”, es más fácil lograr la meta si todos los integrantes del equipo de trabajo “halan para el mismo lado”.
Es la realidad actual. Muchas veces contratará usted a una empresa de consultoría, sabiendo que sus líderes y cada uno de sus miembros deben ser lo más completos posibles, pero que el conocimiento puede estar repartido y de esa forma se complementa, creando una sinergia.
Las empresas de consultoría resultan ser mucho más eficaces, rápidas y certeras, sin contar que el riesgo no se coloca sobre una sola cabeza, sino sobre un equipo de trabajo coordinado y experto.
SERVICIO NECESARIO
El servicio de Consultoría es la base para que un proyecto de tecnología, especialmente de Seguridad Electrónica se desarrolle adecuadamente desde el inicio. Es quien conceptualiza, crea, diseña y planifica todo el proceso, que se materializa al comprar los equipos e instalarlos. Es quien está pendiente durante la obra, para garantizar que se está haciendo como se diseñó, de acuerdo con las normas vigentes y lo más importante, de acuerdo a las necesidades del usuario final. Es quien capacita y se asegura de que todo esté funcionando como debe.
Así que en la próxima instalación de un sistema electrónico de seguridad (mediano y grande), piense cómo contrata la fase de planeación y supervisión. Le garantizo que, por muy poco dinero, logrará mucho beneficio y podrá sacar el mayor provecho de los equipos instalados.
